19 Idées pour Optimiser le Calendrier de votre Salon de Coiffure en 2023

Gérer un salon de coiffure avec succès demande beaucoup de temps et d'efforts, et dépend beaucoup de la façon dont vous optimisez le calendrier de votre salon.

Équilibrer les emplois du temps de plusieurs stylistes aux compétences différentes et s'assurer que votre calendrier de réservation ne comporte aucun vide peut être un défi, même pour les meilleurs gestionnaires de salon. Sans les bons outils, le calendrier de votre salon de coiffure peut rapidement devenir un cauchemar.

Examinons quelques solutions pour gérer efficacement le calendrier de votre salon et obtenir de meilleurs résultats avec moins de travail manuel.

19 Idées pour Optimiser Le Calendrier de Votre Salon

1. Choisissez Judicieusement Vos Créneaux Horaires

En fait, les salons de coiffure ne vendent pas des coupes de cheveux, ils vendent du temps!

Avant d'aller plus loin, la première chose à considérer dans votre défi d'optimisation du calendrier de votre salon de beauté est de vous assurer que vous utilisez des créneaux horaires cohérents dans votre calendrier pour réserver vos services.

Nous vous recommandons de vous en tenir à des tranches horaires fixes de 15 minutes, soit 15, 30, 45, 60, etc. Cela vous aidera à réduire les écarts improductifs dans votre calendrier de salon, comme les 10 ou 20 minutes aléatoires ici et là.

2. Commencez à Utiliser un Logiciel de Planification pour Les Salons de Coiffure.

Dans les salons de coiffure, les choses changent rapidement, et la gestion de l'entreprise implique de toujours savoir ce qui se passe. Oui, votre objectif est de garder votre agenda plein, mais pour le maintenir à long terme, vous devez avoir le temps de travailler avec votre personnel, de vous occuper de vos clients et de chercher à améliorer l'efficacité de votre entreprise.

Épargnez-vous du stress et introduisez un peu d'automatisation en utilisant un logiciel de gestion de salon de coiffure pour vous aider à optimiser votre calendrier.

Avec une application mobile pour salon de coiffure, vous aurez toujours accès à votre calendrier, aux prises de rendez-vous des clients et pourrez vérifier les performances de votre salon de coiffure quand vous le souhaitez, où que vous soyez.

Vous pouvez répondre instantanément aux besoins de votre calendrier: modifier les heures de travail du personnel, ajouter des rendez-vous supplémentaires pour les clients, réagir aux annulations tardives, traiter de manière proactive les périodes creuses. Finis les trous dans votre calendrier et les occasions manquées.

En gardant toutes vos informations réunies dans une seule application, il sera également plus facile de signaler les problèmes et de les traiter rapidement.

3. Activez La Réservation en Ligne

Trop de demandes de réservation? Ne le savons-nous pas tous?

Laissez donc vos clients s'occuper eux-mêmes de leurs réservations!

Proposez une réservation en ligne gratuite sur le site Web de votre salon de coiffure, sur les médias sociaux ou sur Google My Business, disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Qui n'aime pas la liberté de prendre des rendez-vous quand il le souhaite, plutôt que de travailler en fonction de son emploi du temps?

En réservant en ligne, vos clients auront plus de temps pour vérifier leur disponibilité, ce qui évitera les annulations et les reprogrammations futures. Ils pourront également remplir un formulaire de prétraitement, prendre des rendez-vous récurrents ou faire des réservations de groupe.

Grâce à la réservation en ligne, votre équipe n'aura pas besoin de se stresser pour les appels manqués et pourra se concentrer sur ses clients, économisant ainsi son énergie pour le service qu'elle fournit. Cela peut également libérer votre réceptionniste (si vous en avez un) pour l'aider dans d'autres tâches.

Les fonctionnalités d'auto-réservation, de reprogrammation et d'annulation de la réservation en ligne par le client peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et de ressources.

4. Envoyer des Confirmations de Rendez-Vous et des Rappels de Visite

Les annulations tardives et les absences peuvent créer des trous dans le calendrier de votre salon, ce qui n'est rien d'autre qu'un manque à gagner pour vous. L'envoi de rappels et de confirmations de rendez-vous par SMS ou par e-mail peut vous aider à réduire ces pertes jusqu'à 70 %!

Lorsque vous envoyez des rappels de visite à vos clients (par exemple, 24 ou 48 heures avant leur rendez-vous), ils peuvent soit confirmer, soit annuler, soit facilement reprogrammer en utilisant l'application de votre salon, ce qui vous donne l'opportunité de remplir le créneau horaire avec d'autres clients.

Pensez également au temps que vous gagnerez en remplaçant le suivi manuel de vos réservations par des e-mails, des appels ou des SMS client par client par votre réceptionniste.

Idées pour optimiser le calendrier de votre salon.

5. Créez une Liste D'Attente

De nombreux salons de coiffure ont du mal à planifier des rendez-vous lorsqu'ils sont déjà complets ou que quelqu'un annule à la dernière minute, et voici une solution.

En plus de permettre à vos clients de prendre des rendez-vous réguliers en ligne, c'est une bonne idée de créer un système permettant aux clients de réserver un service dans le cas où quelqu'un annule à la dernière minute ou que votre coiffeur a une ouverture.

Vous pourriez le faire à l'ancienne, avec un stylo, du papier et une tonne d'appels téléphoniques, mais cela ne va pas optimiser votre agenda ni vous faire gagner beaucoup de temps.

En cas d'annulation ou de non-présentation, vous pouvez remplir à nouveau votre agenda en créant une liste d'attente automatique dans votre logiciel de salon de coiffure ou de beauté, qui envoie un message aux personnes concernées, leur offrant la possibilité de prendre rapidement un rendez-vous pendant le créneau horaire nouvellement ouvert. S'ils ne prennent pas rendez-vous, le logiciel contacte la personne suivante sur la liste d'attente.

Cela permet de réduire considérablement les dommages que les défections peuvent causer aux résultats de votre salon de coiffure.

6. Tenez Compte des Pauses et Réservez Vos Ressources

Votre salon de beauté fonctionne sans problème grâce à l'équipe d'employés dévoués qui travaillent dur pour offrir à chaque client un excellent service.

Le logiciel de planification de salon vous permet, à vous et à votre personnel, de gérer leurs emplois du temps et de prévoir des pauses supplémentaires, des congés, des congés maladie, etc. lorsque cela est nécessaire, tout en respectant le temps déjà réservé à vos clients.

Lors de la mise en place de vos services, vous pouvez également inclure du temps bloqué pour des choses comme le nettoyage et la désinfection, la vérification des équipements du salon.

Vous devriez également penser à permettre à certaines de vos ressources d'être réservées automatiquement lorsqu'elles sont requises pour un service particulier, par exemple une salle ou un autre équipement de salon, afin de vous assurer qu'il n'y a pas de conflits d'horaires ou de surprises, qui devront être réglés devant vos clients.

7. Réservez en Priorité Les Heures Creuses Avant Les Heures Chargées

Pour vous assurer qu'il n'y a pas de trous dans votre calendrier de rendez-vous, essayez de réserver d'abord les clients pendant les heures creuses, dans la mesure du possible.

Un logiciel optimisé pour les salons de coiffure et les spas peut le faire pour vous et vous aider à identifier et à gérer ces périodes creuses en les affichant comme "disponibles" en premier lorsque les clients réservent en ligne. De cette façon, vous remplirez votre calendrier de réservations consécutives.

Vous êtes également en mesure d'ouvrir progressivement votre agenda aux réservations en ligne, ce qui est idéal pour les nouveaux salons de coiffure qui ne veulent pas montrer un agenda vide à de nouveaux clients potentiels.

8. Soyez plus Efficace Avec Les Services de Votre Salon de Coiffure

Envisagez de programmer les petits services tels que les coupes ou les tailles lors de rendez-vous plus longs ou d'accepter les clients sans rendez-vous à ces moments-là. De cette façon, chaque styliste a le temps d'effectuer ces réservations pendant qu'il attend la fin d'une coloration ou d'un traitement chimique sur un autre client.

Une façon intelligente de gérer les plages horaires de traitement est de les ajouter à votre temps de service dans votre logiciel de salon de beauté et de manucure, ce qui permettra de les réserver dans votre calendrier pour d'autres clients.

Lorsque vous décidez de votre offre de services de salon de beauté, incluez des variations, par exemple des cheveux courts, moyens ou longs, différenciez la couleur complète des simples mèches, etc.

Cela vous permettra de mieux prendre en compte le temps que vos clients passeront sur la chaise et de mieux utiliser le calendrier de votre salon.

9. Vente D'Options Supplémentaires au Sein des Services

Vendre des services supplémentaires aux clients assis sur votre chaise n'est pas toujours facile pour tout le monde. Pourquoi ne pas offrir la possibilité d'ajouter un service supplémentaire lors de la réservation en ligne du service principal?

Vos clients auront le temps d'examiner les avantages du service supplémentaire, par exemple le conditionnement en profondeur, de voir le prix à l'avance (pas de questions gênantes sur le prix !), et seront plus disposés à améliorer leur service. De cette façon, vous augmenterez les bénéfices de votre salon, et donc, votre calendrier de salon sera plus efficace.

10. Adoptez des Politiques D'Annulation et de Non-Présentation

La plupart des entreprises du secteur de la beauté ont mis en place une politique d'annulation et de non-présentation afin de décourager ce genre de situation. Cela permet également aux entreprises, à la direction et aux clients d'avoir une idée claire de ce qui se passera si les rendez-vous de service doivent être modifiés ou annulés à la dernière minute.

N'ayez pas peur de demander une carte de crédit pour garantir la place de quelqu'un dans le cas de réservations complexes ou de services multiples - vous pouvez configurer votre logiciel salon de coiffure pour qu'il le fasse au moment de la réservation. Vous pouvez également le paramétrer pour que les clients consultent et acceptent les conditions d'annulation au moment de la réservation, afin de réduire les annulations et la confusion par la suite.

Pour plus d'idées, consultez notre article sur les politiques d'annulation des salons de coiffure.

11. Tenez Compte des Entrées Sans Rendez-Vous

Si votre salon de coiffure est situé dans une zone très fréquentée, assurez-vous de tenir compte des entrées sans rendez-vous. Vous pouvez mettre en place un système (par exemple, l'enregistrement automatique) ou laisser des plages horaires libres pour ces clients de dernière minute.

S'il s'agit d'un phénomène constant, vous pouvez même ajouter un membre du personnel supplémentaire pendant les heures les plus chargées de la journée ou de la semaine.

N'oubliez pas que vous pouvez toujours offrir un libre-service à vos clients qui se présentent sans rendez-vous. Gardez quelques codes QR à la réception, que votre client sans rendez-vous peut rapidement scanner et vérifier s'il y a des créneaux libres pour prendre un rendez-vous sur place.

12. Maintenez à Jour Les Informations et L'historique de Vos Clients

Si vous voulez envoyer des rappels de rendez-vous, vous devez tenir à jour les coordonnées de chacun.

Les salons de coiffure conservent aussi souvent des informations sur le marketing et l'historique des achats, ainsi que sur les services de coiffure dont ont bénéficié leurs clients.

Vous pouvez intégrer ces informations dans votre système de gestion de salon de coiffure et vous aider à optimiser votre calendrier en envoyant des rappels de prise de rendez-vous.

En disposant de l'historique des achats de vos clients lors du passage à la caisse, vous pouvez également leur proposer des produits qu'ils ont achetés précédemment, etc.

Les stylistes peuvent également s'en servir pour vérifier les détails des visites précédentes ou les notes des nouveaux clients ajoutées lors de la réservation en ligne, et planifier en conséquence, ce qui leur permet de gagner du temps.

13. Utilisez Les Outils de Marketing

Vous pouvez également automatiser certaines de vos activités de marketing et utiliser un logiciel de salon et de spa pour envoyer des SMS promotionnels, lancer des campagnes de marketing automatisées, envoyer des bons d'achat pour les anniversaires ou les fêtes spéciales, ou des bulletins d'information pour le salon.

Votre logiciel de salon peut également envoyer des notes de remerciement automatiques et des enquêtes après un rendez-vous, en conservant les commentaires des clients afin que vous puissiez répondre en privé aux critiques négatives, mais en encourageant automatiquement les clients à partager les critiques positives sur Google My Business ou les médias sociaux.

14. Laissez Votre Personnel Gérer son Propre Emploi du Temps

Qu'il s'agisse d'organiser des quarts de travail ou de connaître leurs traits de caractère qui peuvent affecter le calendrier, il est important d'impliquer votre personnel. Cela est vrai dans n'importe quelle entreprise ou industrie, mais surtout pour la gestion des salons de coiffure.

Les compétences humaines sont un élément essentiel d'une bonne gestion et vous pouvez économiser beaucoup de temps et de stress (ainsi qu'obtenir des commentaires précieux et gratuits) si vous restez uni avec le personnel de votre salon de beauté et travaillez ensemble sur le planning.

Il sera beaucoup plus facile de signaler les conflits d'horaires et de faire en sorte que les gens acceptent de travailler à des horaires différents si vous faites la planification en groupe.

15. Planifiez Votre Personnel en Fonction de L'Affluence des Clients

Lorsque vous planifiez le calendrier de votre personnel, gardez toujours à l'esprit l'heure de la journée, le jour de la semaine et la saison.

Faites en sorte que le moment le plus chargé de la journée soit entièrement couvert, réduisez les pauses au minimum, vous pouvez compenser cela pendant la période creuse afin de ne surcharger personne.

Il en va de même pour les saisons chargées et les saisons creuses, qui doivent être planifiées à l'avance et bien communiquées à votre personnel.

16. Formation Croisée de Votre Personnel

Une stratégie importante de gestion d'entreprise consiste simplement à former les coiffeurs à effectuer plusieurs tâches.

Les tâches d'une réceptionniste peuvent être associées à d'autres tâches administratives comme le traitement des paiements et la mise à jour du site web en ligne et des médias sociaux du salon lorsqu'elle n'est pas occupée par les réservations.

Dans un salon de coiffure, les tâches de prise de rendez-vous en ligne, de réception et de nettoyage peuvent même être intégrées aux tâches des autres membres du personnel, notamment pendant les temps morts ou les temps libres. Un logiciel de réservation peut vous aider à identifier ces périodes de ralentissement à l'aide de l'application calendrier de votre salon de beauté et de manucure et à programmer moins de personnes en conséquence.

17. Gérez Bien La Routine de Votre Service

Vous devez vous assurer que les rendez-vous des clients commencent et se terminent à l'heure.

La première étape consiste à être ponctuel. Ensuite, il est important que vous planifiiez le temps nécessaire pour bien réaliser vos services de salon de coiffure. Prenez votre temps, utilisez votre expérience et mettez tout en œuvre pour réussir.

Veillez à ne pas enchaîner les rendez-vous par trop d'interruptions ou de pauses non planifiées. Parfois, lorsque vos clients sont très en retard, proposez-leur un autre service qui n'aura pas d'incidence sur vos prochains rendez-vous.

18. Acceptez Le Paiement en Ligne

Les systèmes efficaces de point de vente ou PDV sont intégrés dans les logiciels de salon de coiffure et travaillent ensemble pour minimiser les pertes de temps, vous laissant libre de vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.

Le système de PDV des salons de coiffure accélère le processus de paiement en utilisant des options qui permettent aux clients de sauvegarder leurs informations de carte et de payer rapidement en utilisant l'application du salon ou en acceptant les paiements en ligne pour le prix total au moment de la réservation. Cela créera une expérience très pratique pour votre personnel et vos clients.

Vous pouvez également demander des acomptes ou des prépaiements, ou demander à vos clients de donner les détails de leur carte de crédit lors de la réservation en ligne et facturer automatiquement des frais d'annulation tardive. Ainsi, une annulation de rendez-vous de dernière minute vous coûtera une perte de revenus.

19. Faites des Révisions Quotidiennes du Calendrier

Prenez du temps chaque matin et pendant la journée pour revoir le calendrier de votre salon de beauté. Connaître votre calendrier, ainsi que le type de rendez-vous pris, vous aidera à vous préparer à tout imprévu.

Il y aura toujours des cas comme:

• Prendre un rendez-vous avec un styliste à un moment inapproprié;
• Des rendez-vous qui durent plus longtemps que prévu;
• Les clients sont en retard ou manquent le rendez-vous;
• Des conflits de réservation;
• Des petits trous dans le calendrier à combler, etc.

Il s'agit de risques courants liés au planning auxquels vous serez confronté dans votre salon de coiffure et la meilleure façon de les gérer est d'agir dès que possible.

Ne manquez pas notre article sur le calendrier marketing du salon.

Conclusion

Il n'est pas facile de gérer un salon de coiffure très actif et d'équilibrer les besoins des membres de votre personnel avec les horaires de chaque client. Si votre système de planification ressemble à un château de cartes que vous devez équilibrer et ajuster en permanence, envisagez d'utiliser une application de réservation de salon.

Avec les autres stratégies que nous avons mentionnées, un logiciel de calendrier de salon de coiffure combiné à un peu de planification peut vous faire gagner un temps précieux, à vous et à votre équipe. Vous pourrez alors vous consacrer à ce que vous aimez le plus.