12 Modèles et Exemples Efficaces de Politique d'Annulation pour les Salons de Coiffure

La politique d'annulation d'un salon est l'un de vos outils les plus importants pour faire face aux clients qui ne se présentent pas ou aux annulations de dernière minute. Dans l'idéal, chaque rendez-vous que vous fixez n'a jamais besoin d'être annulé ou reporté. Mais vous savez déjà que gérer un salon signifie que vous devez vous attendre à l'inattendu. Nous ne vivons certainement pas dans un monde parfait.

La mise en place de politiques claires donnera à votre personnel et à vos clients les conseils et les outils nécessaires pour gérer ces situations. Ainsi, chacun sera traité équitablement et personne ne manquera l'occasion de recevoir les services et les rendez-vous dont il a besoin.

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1. Commencez par Votre Politique de Réservation
2. Pourquoi Les Politiques D'annulation des Salons Sont-Elles Importantes?
3. Que Doit Contenir Votre Politique?
4. Modèles de Politique D'Annulation de Salon
5. Comment Appliquer Efficacement Votre Politique D'Annulation?
6. Conclusion

Commencez par Votre Politique de Réservation

Cela peut sembler évident, mais vous seriez surpris de voir combien d'entreprises de salons oublient cette étape. Une politique de réservation simple et générale indique aux clients et aux stylistes ce à quoi ils doivent s'attendre, dès le départ. Voyons de plus près ce que doit contenir une politique de réservation.

La politique générale de réservation d'un salon doit couvrir les points suivants:

• L'acceptation des politiques: Elle doit stipuler qu'en réservant auprès de votre salon, chaque client accepte les politiques suivantes. Cela permettra d'éviter toute confusion ou discussion ultérieure.
• Politique d'annulation: La plupart des salons exigent un préavis de 24 heures au minimum pour annuler ou modifier un rendez-vous. Passé ce délai, ils facturent généralement au moins 50 % des frais de service, afin de couvrir leurs pertes. Ce montant est souvent plus élevé si les clients ont réservé plusieurs services en une seule visite.
• Politique de formulaire de pré-traitement: Pour des raisons de sécurité et en fonction des services proposés, certains salons exigent que les clients remplissent des formulaires de pré-traitement, avant leur visite. Si ces formulaires ne sont pas remplis, le salon a le droit de refuser le service.
• Politique de refus de rendez-vous: Cet aspect est également lié à la santé et à la sécurité. Votre salon a le droit de refuser un service en raison de problèmes tels que les poux, les infections cutanées, les plaies ouvertes, etc. Cette politique peut également être étendue pour couvrir les contre-mesures covid 19 telles que le refus de service à toute personne présentant une toux ou une fièvre continue.
• Politique de réclamation/répétition: Vous voudrez mettre en place un processus clair pour aider le personnel et les clients dans les cas où ils ont besoin de déposer une plainte ou de demander un redo. La plupart des salons disposent d'un court délai (généralement 24 ou 48 heures) pour les demandes de réparation.
• Politique d'arrivée tardive: Ne négligez pas cette question - vous seriez surpris de voir combien de fois elle est soulevée. La plupart des salons prévoient un "délai de grâce" de 15 minutes pour les arrivées tardives. Si quelqu'un se présente après 15 minutes, le rendez-vous est généralement traité comme une absence.
• Politique de non-présentation: Ce sont les pires scénarios que vous voulez éviter et décourager à tout prix. N'oubliez pas d'envoyer des rappels à vos clients 24 et 48 heures avant leur rendez-vous (un logiciel de salon peut s'en charger automatiquement). Les clients qui ne se présentent pas sont généralement facturés à 100 % du montant de leur rendez-vous.
• Frais de réservation: De nombreux salons facturent des frais de réservation (entre 25 et 50 % du prix du service) au moment de la réservation. Cela permet de s'assurer que personne n'oublie son rendez-vous ou ne l'annule sauf en cas de nécessité absolue. Après le rendez-vous, vous pouvez simplement déduire ces frais des frais de service.

Pourquoi Les Politiques D'annulation des Salons Sont-Elles Importantes?

Chaque fois qu'une personne prend rendez-vous pour des services dans votre salon, elle s'engage à se présenter à l'heure prévue. Votre salon promet que son personnel sera prêt à l'heure du rendez-vous. Si tout se passe comme prévu, les clients ont la possibilité de recevoir des services, le personnel a suffisamment de temps pour se préparer et tout le monde est gagnant. C'est pourquoi les rendez-vous sont très importants.

Les propriétaires de salons doivent également prévoir les imprévus, comme les arrivées tardives ou les annulations. La mise en place d'une politique pour ces événements donnera à votre personnel les instructions dont il a besoin pour ajuster son plan ou faire face aux imprévus de dernière minute. Votre salon aura ainsi l'air plus professionnel. En outre, si un client annule un rendez-vous sans donner un préavis suffisant (par exemple, de nombreux salons exigent un préavis d'au moins 24 heures), vous pouvez modifier les frais d'annulation. Cela peut être très important lorsque vous essayez de maximiser vos rendez-vous et d'éviter toute perte due à des trous dans votre calendrier.

Les salons de coiffure peuvent-ils facturer des frais d'annulation ? En fait, la plupart des salons de coiffure ont une politique de rendez-vous qui prévoit des frais d'annulation ou de report de rendez-vous. Cette clause est le plus souvent accompagnée d'un texte du type:

"Dans le cas où vous devriez annuler ou modifier un rendez-vous de service, nous demandons respectueusement un préavis d'au moins 24 heures. Si vous oubliez ou annulez votre rendez-vous sans préavis de 24 heures, veuillez comprendre que cela entraînera des frais."

La plupart des salons demandent les informations relatives à la carte de crédit des clients et conservent une carte de crédit dans leur dossier au moment de la réservation, justement pour cette raison. Sachez que certains clients peuvent contacter leur banque et prétendre qu'ils n'ont effectué aucun achat lorsque vous facturez des frais d'annulation, alors préparez-vous à voir une augmentation des débits compensatoires lorsque cela se produit.

Que Doit Contenir Votre Politique?

Les meilleures politiques d'annulation donnent au personnel et aux clients la possibilité d'effectuer des changements avec un préavis raisonnable, s'ils doivent annuler. Le fait de disposer d'un délai pour annuler ou modifier les services sans pénalité se traduira par un plus grand nombre de réservations, ce qui donnera aux clients la possibilité de bénéficier des services et assurera que les membres du personnel pourront toujours prendre ce rendez-vous. La plupart des politiques d'annulation des salons autorisent les changements avec un préavis de 24 heures. Si vous avez une liste d'attente pour les services, vous devrez peut-être en tenir compte également.

Si un client doit annuler un rendez-vous de service à la dernière minute, assurez-vous d'avoir une procédure d'annulation pour lui. La meilleure pratique consiste à s'assurer qu'ils comprennent la politique d'annulation lorsqu'ils prennent rendez-vous. Avant de prendre rendez-vous avec un client, faites-lui lire et signer la politique d'annulation et décrivez clairement les frais qui pourraient en résulter. Vous pouvez également lui donner une copie de la page, pour ses dossiers. Les rendez-vous sont très importants et utilisent le temps de votre personnel, ainsi que celui des clients. Une politique d'annulation est une façon de reconnaître que vous accordez de l'importance au temps de chacun et peut aider à établir une relation de confiance et de respect.

Un autre élément à inclure est l'heure d'arrivée du rendez-vous. La plupart des services de salon prennent du temps et vous ne voulez pas que les clients manquent l'occasion de voir leur styliste à l'heure. Les arrivées tardives peuvent retarder l'emploi du temps de chacun. Dans la plupart des cas, une fenêtre de 15 minutes est un délai raisonnable. Cela contribue au bon déroulement des opérations, ce qui peut s'avérer très important les jours de grande affluence, comme le week-end, ou lorsque vous voulez éviter que les personnes inscrites sur la liste d'attente ne manquent leur chance de bénéficier d'un service. Il est tout aussi important d'arriver à l'heure que d'arriver tout court.

Modèles de Politique D'Annulation de Salon

Pour vous aider à démarrer, voici un modèle de politique d'annulation de salon. Vous pouvez apporter vos propres modifications à ces informations afin de répondre aux besoins de votre salon :

Politique D'Annulation en 24 Heures

Nous voulons donner à chaque client le temps et l'attention qu'il mérite pour son service. Nous comprenons que les circonstances peuvent parfois vous obliger à modifier vos plans. Si vous devez annuler ou reporter votre rendez-vous, nous vous demandons respectueusement de nous prévenir au moins 24 heures à l'avance. Les annulations ou les rendez-vous manqués sans préavis de 24 heures entraîneront la facturation d'une partie ou de la totalité du montant du service.

Veuillez comprendre que l'heure de votre rendez-vous a été réservée juste pour vous. Les rendez-vous pris dans le salon signifient que nous avons réservé un espace et un styliste, spécifiquement pour vous. Les dates de rendez-vous pour les services nous aident à nous assurer que les clients ne manquent pas l'occasion de recevoir des services. Nous voulons donc nous assurer que tout le monde est disponible pour remplir cette période de rendez-vous.

Si vous annulez votre rendez-vous sans donner un préavis d'au moins 24 heures, vous devrez payer 50 % du montant du service. Si vous ne vous présentez pas, vous devrez payer 100 % du montant du service.

En fonction des services réservés, dans le cas de services multiples lors d'un seul rendez-vous, une annulation sans préavis de 24 heures entraînera une facturation de 100 % du montant du service principal et de 50 % du montant de tout service supplémentaire.

Les frais d'annulation et les frais de service seront facturés sur votre carte de crédit enregistrée.

Notre politique de réservation de salon et d'annulation de coiffure vise à garantir que nous avons la possibilité de combler toute disponibilité de dernière minute. Nous ne voulons pas que les clients sur la liste d'attente manquent leur chance de prendre un rendez-vous ou de recevoir un service. Veuillez comprendre que nous nous engageons à vous offrir le meilleur niveau de service possible lors de vos rendez-vous avec nous.

Afin de faciliter la prise et l'annulation de rendez-vous dans notre logiciel de salon, nous exigeons la présence d'une carte de crédit dans le dossier lors de la réservation de votre service. Pour certains de nos services, nous avons une politique d'annulation par dépôt. Le montant de ce dépôt sera appliqué au total final de votre service, à la date de votre rendez-vous.

Si vous devez annuler en raison d'une urgence personnelle ou médicale, veuillez nous contacter dès que possible, et nous pourrons décider de la meilleure façon de procéder.

Comment Appliquer Efficacement Votre Politique D'Annulation?

• Utilisez un logiciel de salon et prenez de l'avance sur les annulations et les défections:Suivez les rendez-vous, envoyez des confirmations dans les 48 heures et des rappels dans les 24 heures. Vous éviterez ainsi les défections, les annulations et les clients en retard à leur rendez-vous.
• Acceptez les dépôts et les paiements en ligne: Demandez des cartes de crédit, pensez à demander des arrhes pour les rendez-vous et utilisez des méthodes de paiement en ligne pour les services de réservation. Les gens seront moins susceptibles d'oublier ou d'annuler un rendez-vous au salon pour des services s'ils ont déjà payé une partie du montant du service en utilisant leur carte de crédit.
• Envisagez des exceptions pour les clients fidèles: Parfois, garder un client fidèle heureux est plus important que de s'en tenir à des critères de politiques strictes. Les clients fidèles d'un salon peuvent parfois être autorisés à annuler leurs rendez-vous dans un délai de moins de 24 heures. Il s'agit d'établir et de maintenir une relation.
• Ayez une politique de "deux coups": Une politique de "deux coups" pour les annulations vous aide à établir des règles sans être trop sévère. Peut-être souhaitez-vous donner un avertissement la première fois et le conserver dans vos dossiers. Ensuite, vous facturez des frais sur leur carte de crédit si cela se reproduit. Certains salons ont également une politique de "grève" pour les non-présentations, ce qui les empêche de réserver des services après autant de rendez-vous manqués.
• Informez les nouveaux clients: La plupart de vos annulations et de vos défections proviendront de nouveaux clients. Ne manquez pas l'occasion de leur faire connaître votre politique dès le départ. Ayez une copie à portée de main pour qu'ils puissent la consulter dès qu'ils réservent un service dans votre salon ou en ligne. Assurez-vous qu'ils les comprennent et les signent.

Conclusion

N'oubliez pas qu'une politique claire en matière d'annulation est le meilleur moyen d'éviter toute confusion ou tout malaise. Les critères de votre politique de salon doivent couvrir la plupart des situations, tout en permettant aux employés ou à la direction d'être flexibles avec les clients fidèles, si cela est approprié. Surtout, assurez-vous de présenter tout changement de politique lors de réunions avec votre personnel. Cela les aidera à être le plus professionnel possible et à tout expliquer à vos clients.

La mise en place d'une politique d'annulation pour votre salon facilitera la vie de tous. Elle vous aidera à éviter les pertes de revenus dues aux rendez-vous manqués et aux défections. Elle encouragera également les clients à vous prévenir suffisamment à l'avance lorsqu'ils doivent modifier un rendez-vous ou un service. Ainsi, vous ne manquerez pas l'occasion de remplir un espace vide sur votre planning.

Et si vous aimez ces idées ou si vous avez d'autres idées que vous avez utilisées dans le passé pour promouvoir votre salon, pourquoi ne pas les partager avec la communauté Zolmi dans la section commentaire ci-dessous. Nous serons également ravis de répondre à vos questions.